1.Qui sommes-nous
Verbatim Signature offre des services de sténographie judiciaire et de transcription au Québec. Nos sténographes sont inscrites au Tableau des sténographes officiels tenu par le Barreau du Québec.
Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Verbatim Signature a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels, qui veille à l'application de cette politique. Vous pouvez la joindre à info@verbatimsignature.com, en indiquant « Confidentialité » dans l'objet.
2.Renseignements recueillis
Lorsque vous remplissez le formulaire de demande
- Vos coordonnées : prénom, nom, téléphone, courriel, et, si vous les indiquez, le nom de votre cabinet ou organisation et votre numéro de dossier.
- Les détails de la demande : type de service, date, heure, durée et lieu prévus, délai souhaité, lien vers un fichier audio et tout autre détail que vous choisissez de nous transmettre.
Lorsque vous nous écrivez ou nous appelez
Les renseignements que vous nous communiquez par courriel ou par téléphone.
Dans le cadre d'un mandat
Les enregistrements, notes sténographiques et transcriptions, qui peuvent contenir des renseignements sur les personnes qui s'expriment lors de l'audience ou de l'interrogatoire, ainsi que les renseignements nécessaires à la facturation.
Nous ne recueillons aucun renseignement à votre insu et ne demandons jamais plus que ce qui est nécessaire.
3.Pourquoi nous les utilisons
- Répondre à votre demande et confirmer notre disponibilité, les modalités et le délai.
- Réaliser le mandat : prise de notes, transcription, révision et livraison du document final.
- Facturer et tenir notre comptabilité.
- Respecter nos obligations légales, fiscales et professionnelles.
Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.
4.Votre consentement
En nous transmettant une demande, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant ; nous vous indiquerons alors, le cas échéant, les conséquences sur le mandat en cours.
5.Communication à des tiers
Vos renseignements ne sont jamais vendus ni loués. Les transcriptions sont remises uniquement aux personnes autorisées dans le cadre du mandat.
Pour faire fonctionner ce site et nos communications, nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui peuvent conserver des données à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis :
| Fournisseur | Rôle | Données concernées |
|---|
| Formspree | Transmet le formulaire de demande jusqu'à notre boîte courriel | Contenu du formulaire |
| Resend | Envoi et réception des courriels (info@verbatimsignature.com) | Courriels et pièces jointes |
| Supabase (serveurs au Canada) | Gestion des mandats, soumissions, factures et transcriptions | Coordonnées, renseignements du dossier, fichiers de transcription |
| Vercel | Hébergement du site Web | Données techniques de connexion (adresse IP, navigateur) |
| Google Fonts | Affichage des polices de caractères du site | Adresse IP et navigateur |
Avant de confier des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons que ces fournisseurs offrent une protection adéquate. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, par exemple à la suite d'une ordonnance d'un tribunal.
6.Témoins et navigation
Ce site n'utilise aucun témoin (cookie) de suivi ou publicitaire et aucun outil d'analyse d'audience. Aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire.
Comme tout site Web, notre hébergeur peut enregistrer des données techniques (adresse IP, type de navigateur, pages consultées) pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.
7.Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire pour réaliser le mandat, puis pendant la durée exigée par nos obligations légales, fiscales et professionnelles. Les documents comptables, par exemple, doivent être conservés au moins six ans.
Une demande qui ne mène à aucun mandat est supprimée lorsqu'elle n'est plus utile. Au terme de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire.
8.Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol et l'accès non autorisé : comptes protégés par mot de passe, accès limité aux seules personnes qui en ont besoin, et connexion chiffrée (HTTPS) sur ce site.
9.Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez en tout temps :
- accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
- les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement à leur utilisation ;
- demander qu'ils soient supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires ;
- recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Écrivez-nous à info@verbatimsignature.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
10.Incidents de confidentialité
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons rapidement la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, et nous prendrons les mesures nécessaires pour en réduire les conséquences. Chaque incident est consigné dans un registre.
11.Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. Toute modification importante sera indiquée sur cette page.
12.Nous joindre
Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits :
- Responsable
- Responsable de la protection des renseignements personnels, Verbatim Signature
- Courriel
- info@verbatimsignature.com
- Téléphone
- (514) 608-9697
